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新郎新婦向け結婚式二次会幹事マニュアル!新郎新婦が主導して友人に負担を掛けない二次会を開催しよう!

投稿日:2020年03月30日
山田 峻矢 執筆者情報
2次会本舗 山田 峻矢

みなさんこんにちは。
二次会本舗・二次会プランナーの山田(ようだ)です。

二次会は元々ご友人有志が、自発的に新郎新婦を招いて披露宴後のパーティーを開催していたのが始まりと言われています。
最近は新郎新婦がメインの幹事を務めてご友人に手伝っていただく形が増えてきているようです。

何かと決めることが多い披露宴準備、それに合わせて二次会も…。となってくると、かなり多くのタスクが出てきますよね…。
もちろん幸せな作業なんですが、物理的にはなかなかの重みがあると思います。

友人のパーティーの幹事を行ったことがあっても、自分達が主役のパーティーは当然初めてです。

「友人には負担を掛けたくないなぁ…」というお気持ちは皆様お持ちだと思うので、幹事を経験してみないとなかなかわからない二次会の幹事について、新郎新婦が主導で行っていく場合の流れをお教えします!

1.二次会の開催決定~会場決定まで(半年前~3か月前)

二次会までの段取りをいくつかのダンドリにわけて、見ていきましょう。
最初の段階は、開催決定~会場の決定までです。

「いつから二次会の準備を始めたらいいの?」とよく質問をお受けしますが、私は「早ければ早いほど良い!」とお答えしてます(答えになってないですね…笑)

会場は1点物です。二次会だと、借りたい日・時間は既に決まっているわけですよね。
披露宴会場のように、「希望の日時が埋まっていたら、別の日にしよう!」
というわけにはいきません。
なので、会場の決定まではできるだけ早くするべきなんです。

私のお客様でも早い方だと一年前から会場を予約される方が結構いらっしゃいます。
会場の雰囲気は二次会の印象を大分左右させますからね。

それでは、順を追って会場決定までのプロセスを見ていきましょう。

1-1.どんなパーティーにしたい?おおまかなイメージを固めよう!

まずは新郎新婦お二人で、どんなパーティーにしたいか話し合ってみてください!

どんな演出がしたいか?どんなテーマで行いたいか?
半立食スタイルか着席スタイルか?手出しは何万円までが許容範囲かなどなど・・・。

お二人のしたい演出やイメージによって会場の選び方も変わってきます。

逆に「特にこれは必須というのはないなぁ…。」という場合でも全然OK。
会場選びを幅広くできるという意味で、それはプラスの条件です。

1-2.ゲストのピックアップ

招待するゲストが何名になるかピックアップします。

会場を予約する際にチェックしておくべき項目に「最低保証料金」というものがあります。
こちらは別途支払うものではなく、会場を貸切るために、
「飲食プラン×参加者数」で最低限到達しないといけない料金となります。
(例:最低保証20万円=5,000円プラン×40名以上など)

またもちろん会場には最大の収容人数もあります。
予定より多くのゲストが来てくださった場合、それ自体は大変嬉しいことですが、せっかく招いたゲストが身動きが取れないほどパンパンになってしまっては、なかなかくつろいでもらうことは難しいでしょう。

おおよそお声がけしたゲストの6~8割くらいの方が参加していただくことが多いようなので、実際に何名ぐらいか参加してもらえそうか、最低保証には到達できそうか、確認をしましょう!

例えば…お声がけするゲストが80名の場合、最大収容人数が90名MAXで、最低保証料金が60名の会場であれば、ゲストが増えても減ってもある程度は対応できるかなとイメージできます。

1-3.友人にパーティーを行うことを報告

海外では「SAVE THE DATE」と呼ばれます。

披露宴同様、正式なご案内を出す前に、お声がけができる範囲でご友人に、パーティーを行う旨、日程と参加してほしいので予定を空けておいてほしいという旨を伝えます。

特に親しいご友人には、他の予定を入れられてしまう前にお伝えできるようにするのがベター!
会費、会場などが正式に決まったら、正式なご案内を改めて出しましょう。

1-4.開宴時間は何時にする?

二次会を何時にスタートするか決めていきましょう。

「よくゲストの方をお待たせしたくないので 披露宴お開き時間の一時間後くらいにスタートしたいのですが、」とお声を聞きますが、
一時間後ではお二人が開宴に間に合わないことが多いんです…。

披露宴のお開き後に、ゲストのお見送りや写真撮影、支払など、二次会用ドレスへお召替え、二次会会場へ移動ということを考えると、二次会の開宴時間は、披露宴お開き後の二時間後がおススメです。

ドレスチェンジの有無、披露宴会場から二次会会場への距離、控室が何時まで使えるかなど、新郎新婦や披露宴会場によって状況も変わるので、披露宴のプランナーさんに「二次会を検討しているのですが、
何時からスタートすればいいですか?」と質問すれば、なおよし!

1-5.会場を検討しよう!

お好みの会場を見つけましょう。

インターネットで探すのならこの2サイトが鉄板。
新しく会場リストを更新する際には、私もよくお世話になっています。

二次会(結婚式二次会)・パーティ会場探し – ぐるなびウエディング
首都圏で結婚式の二次会・パーティの準備をする|ゼクシィ

あとはこの部分も披露宴のプランナーさんに相談するのもおススメです。
そのエリアの二次会についての色んなお悩みを新郎新婦様から聞いているので、サイトでは見れないリアルな感想が聞けるかも。

1-5.会場に空き状況を確認しよう!

気になる会場をいくつかピックアップできたら会場に電話をします。

空きがあるか確認をして、空きがあれば内見の予約を入れることになりますが、この電話では、最低限下記の内容を聞きましょう。

①一人当たりの飲食プランはおいくらからありますか?(サイトと相違がある場合あり)
②最低保証料金はいくらになりますか?(1-2参照)
③それ以外に必ずかかる料金はありますか?
(会場費や音響使用料、設備使用料、サービス料、内金などがかかる場合があります。)

①~③がふたりで決めていた基準をクリアできているようであれば内見に進みましょう!

1-6.会場を内見・予約しよう!

会場を内見します。
気に入ったらそのまま予約してOKですが、迷ったり、複数内見する予定がある場合は、仮予約をお願いしてもいいかもしれません。

会場を見る際のポイントは下記ページに記載してますので、併せてご覧くださいませ~。

https://2-hompo.com/blog/nijikaiplacepoint/

これで会場の予約までOK!次のダンドリに進みましょう。

2.会の概要決定~案内スタート(3か月~2か月前)まで

2-1.幹事は誰にする?

会場が決まったら当日手伝ってもらう幹事を決めましょう。
新郎側・新婦側それぞれ2名以上立てるのがおススメです。

事前準備は新郎新婦が中心に行い、当日の運営を主にお願いする場合、二次会パーティー当日の役割をおおまかに区別すると、
①司会②受付③音響操作④写真撮影⑤タイムキーパー・会場との窓口

この5点があります。

「音響操作は会場がやってくれないかなぁ?」
「写真はみんな撮ってくれるから専任は置かなくても良いかな?」
などと決定できたとしても、やはり4人位はいてくれた方が安心ですよね。

ここで大事なことは新郎新婦が幹事任せにしないこと。
みなさん仕事等の合間を縫ってお手伝いしてくれるわけですから、行いたい二次会のイメージについて積極的に伝えたり、打ち合わせの日程を進んで調整したり、あくまで新郎新婦主体で動くことがおススメです。

幹事が決まったら、LINEグループなどを作り情報共有をしていきましょう。

2-2.会費の決定

会費を決定しましょう。
男女で統一した会費にされる方もいらっしゃいますし、披露宴の参加者と2次会からの参加者で差をつける方もいらっしゃいます。

首都圏では、男性:8,000円・女性:7,000円が多いようです。
これはあくまで平均ですが、今までお二人が出られてきた二次会の会費の相場などにも沿って、会費を決定しましょう。

ここでお二人の出費額が大きく変わってきますからね!

pay_y

ざーっとかかる費用を書き出してみるとこんな感じ(ちょっと余裕を持って見積もってます)

どこまでゲストに負担していただくのか、お二人の手出しはどれくらいまでに抑えたいのか。
新郎新婦で話し合ったうえで、会費を決定しましょう。

2-3.ご案内スタート!

ここからゲストへ2次会のご案内スタートです。
時期としてはパーティー3か月前くらいから2か月前までの披露宴の招待状発送をめどに
2次会もお声がけを始められる方が多いです。

メールやLINEなどで募っていただく方も多いですし、披露宴の招待状の発送に間に合えば二次会のご案内を同封される方もいらっしゃいます。

出欠管理の際に利用するツールは、下記のブログを参照くださいませ。

結婚式二次会の出欠を取る際に使えるオススメ無料ツール5選

出欠の締め切りは3週間前程度にしておくのがおススメ。
シフト制のお仕事の方も来月のシフトが出ている時期ですし、会場のお料理の発注にも間に合います。

個人情報の件なども含め、出欠の受け取り先はお二人にしておくのが無難です。
(ツールを使っての出欠をとっても、直前のドタキャン・ドタ参連絡は、お二人に直接来ることが多いです。)

3.幹事との打ち合わせ(2か月前~3週間前)

幹事との打ち合わせ回数ですが、理想的には、顔合わせ、会場内見時に同席してもらう、プログラム決定と、3回程度設けるのが理想ですが、なかなか全員がそろうのも難しいでしょう。

なんとか1回で収めるには、このタイミングで、
二次会会場にておこなってしまうということが一番スムーズです。

話し合いをしながら疑問が浮かんで来たらすぐ会場の人に設備のことなども
聞けますし、新郎新婦が抱いているイメージも伝わりやすくなります。

 3-1.プログラムを決めよう

コンセプトや希望を幹事に伝え、プログラムを考えていきましょう。

ひな型となる流れを記載します。
(パーティー時間2時間の場合)

①新郎新婦入場(5分)
②新郎新婦からウェルカムスピーチ(5分)
③乾杯(5分・挨拶は誰にする?)
④歓談1(25分)
⑤ウェディングセレモニー(5分・ケーキ入刀・ブーケトス等…)
⑥ゲーム(25分)
⑦歓談2(10分)
⑧余興(10分)
⑨集合写真撮影(5分)
⑩お礼の挨拶(5分)
⑪新郎新婦退場(5分)
⑫お見送り(15分)

これで2時間です。アッという間ですね。
プログラムを詰め詰めにしていくと新郎新婦の到着遅れ、乾杯が長引くなど、ひとつのアクシデントで、スケジュールが破綻します。
歓談は少なくとも30分は確保して、スケジュールに余裕を持たせるようにしましょう。

3-2.役割を分担しよう

幹事の役割を分担していきます。
兼任できそうなところがあれば、兼任してもらってもいいですし、会場への支払いなどはできれば、パーティー後に新郎新婦ができるように会場に話しておきましょう。(お金の支払いは一番トラブルになりやすい部分です。)

①司会…1人~2人 

二次会幹事の表の主役。司会の出来で、二次会の成功は半分が決まります。
盛り上げ上手な人がいいですね!
会場のマイクが複数ある場合には、新郎側・新婦側とそれぞれ出すのが理想。
片方だけだと、内輪ネタに偏る可能性があります。

②受付…1人~2人

受付時~新郎新婦入場までの混みあう時間は2人で行います。
遅刻してくるゲストもいらっしゃる可能性があるので、
乾杯後は交代交代で、誰かは受付にいるような状態にしておきましょう。

③音響操作(ムービー操作)…1人

レストランの設備であれば、そんな複雑な機材ではないと思いますが、
機械に強い人を配置できると理想です。

披露宴で流したムービーを二次会でも流す場合なども、この方が担当です。

④写真撮影 ・・・1人

後から友人の皆様に写真を送ってもらってもいいですが、
大事なシーンを取り逃したくない場合には、
一人専属で撮影係を置けると安心です。

⑤タイムキーパー・会場との窓口 ・・・1人

司会が表の主役なら、裏の主役はタイムキーパーです。
時間通りプログラムが進んでいるかを、管理します。
全体を把握している人が適任です。

3-3.二次会で使うアイテム類の購入・持ち込みの段取りを確認する

二次会で使用するアイテムは何を購入しないといけないのか、何を持ち込んで、何を会場で借りられるのかを確認していきます。

二次会の必須アイテムを種類別で下記に記載します。

(披露宴会場から引き続き使用するアイテム・新郎新婦持ち込み)
①ドレス・タキシード
②ブーケ・ブートニア

(披露宴会場から引き続き使用するアイテム・幹事持ち込み)
③ウェルカムアイテム
④メインテーブル装花
⑤ムービー(オープニング・プロフィール・エンドロール・余興など)

(事前に会場に郵送できるか確認しておきたいアイテム)
⑥ゲームの景品
⑦プチギフト
⑧BGM(CD・ipodなど)

(会場で用意いただけるか確認し、用意がない場合には購入するアイテム)
⑨ビンゴマシーン・ビンゴカード
⑩チェキ・チェキフィルム
⑪プチギフトを入れるかご

(当日幹事が持っていくもの)
⑫おつり

こういったところをどう用意するかを考える必要があります。
誰が何を用意するのか、しっかりチェックしていきましょう。

 4.参加者名簿作成~直前(パーティー3週間前~前日)

4-1.参加者名簿の作成

当日の受付がスムーズに行えるように参加者名簿を作成しましょう!
アプリやLINEなどで出欠を募ったとしても、
当日の受付の為には、紙に出力していくのがオススメです。

参加するゲストを、受付のご友人が全員ご存じであるケースは稀でしょうから、名前はひらがなで書くのが無難。
また男女別で会費を分けるのであれば、男性・女性と2列に分けて作成するのが良いでしょう。

4-2.アイテムの購入

おおよその人数が分かってくるこのタイミングで、二次会に必要なアイテムを購入します。
ビンゴゲームを行うのであれば、ビンゴやビンゴカード。
またゲームの景品も必要です。
チェキ撮影を行うのであれば、チェキ本体やチェキフィルムやサインペン。
二次会でもプチギフトを渡すのであればプチギフトも忘れてはいけませんね。

集まる会費と会場への支払額、また幹事へのお礼などなど、いくら予算があるのか考えて、予算オーバーにならないように用意しましょう。

4-3.精算シートの作成

3-2項で、当日の支払いは新郎新婦が行うのがオススメと書きましたが、
会場のスケジュールがタイトな場合だと、あまり時間もないですし、
当日はお二人も酔っ払って判断力が低下している(!?)可能性もあるので、
できれば事前に、料金シミュレーションを作っていくのがオススメです。

会費でいくら集まって、会場への支払いはいくらか、
当日は会場への支払いが足りなければ、現金でいくら持っていけばよいか。
会場へはカード支払いが可能かも事前に確認しておくのがよいですね。

5.パーティー当日!!

ついに待ちに待ったパーティー当日です。
ここまで来たら後は楽しむだけ!
信頼している幹事の友人に任せて思い切り楽しみましょう!

最高の二次会になるように祈っています!

やっぱり二次会を自分でやるのは大変…

とここまで書いてきましたが、長々と読んでくださり有難うございます。

「ようし!やることもわかったし自分達で頑張るぞ!」と意気込んだあなたは、きっと大丈夫!ご友人と協力して、素敵な二次会にしてください。

「披露宴の準備と並行して、これをやるのはちょっと大変かも…」
少しでもそう思ったあなたは、ぜひ一度私に連絡してください。

二次会本舗は、幹事業務をまるっと全部お任せ頂いた上で、
芸人司会のプロ二次会をご提案させていただきます。

説明会は無料です。二次会の不安をぶつけて頂いた上で、
頑張って自分でやってみようと思っていただければ、
それはそれでもちろん構いません!

披露宴と同様に一生に一度の二次会ですから、ぜひ悩んでいただいて、
そのうえで、お手伝いの機会を頂ければこんなにうれしいことはありません!

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