プランナーブログ

結婚式二次会の人数は何名位呼ぶ?平均人数や沢山来てもらう為にはどうする?

投稿日:2017年12月27日
山田 峻矢 執筆者情報
2次会本舗 山田 峻矢

皆さんこんにちは。
二次会本舗・二次会プランナーの山田(ようだ)です。

今日は結婚式二次会の参加人数についてです。
大体、何人くらい呼ぶものなのか?気になりますよね。

二次会本舗で2016年・2017年にプロデュースしたパーティーの中から、
ゲストの参加数をピックアップしてみました。

是非参考にしてみてくださいね!

二次会の参加人数の平均値は56名。

調査結果は以下のようになりました!
二次会の参加人数の平均値は56名。割合としては40~49名のゲストだった新郎新婦が21%と一番高いパーセントになりました。

20名以下の少人数の二次会の場合ですと、幹事代行会社を入れずに、
飲み会の延長線上のようなアットホームな二次会を開催する方が多いようなので、
全体の相場で考えると、もう少し、少人数開催の割合が増えると思われますが、
おおよその割合は、このグラフの通りになるのではないかと考えられます。

おおよその人数の把握は会場選びの際に重要!

実際に何人来て頂けるかは、お声がけをしないとわからないものですが、
会場を予約する際には、おおよその人数を把握しておく必要があります。

それは、会場には「貸切最低保証料金」というものが設定されているからです。
これは通常、一般営業をしている代わりに、新郎新婦に貸切パーティーに
会場を貸し出すので、その分の営業保証をしてもらう料金。
すなわち、お声がけした結果、実際にゲストが集まらなかったとしても、
最低限、○○円は支払ってください。というお約束の料金です。

例えば、5,000円のプランで立食60名入る会場の最低保証が20万円の場合、
5,000円×40名で20万円、最低保証到達です。
もしお声がけの結果35名しか集まらなかった場合、5,000円×5名分=25,000円は新郎新婦の持ち出しになります。

人数の見込みが甘く、予定より人数が集まらなかったために、
予想外の出費を新郎新婦がしないといけない!ということも起こりますので、
最低保証に到達できそうかどうか、予め新郎新婦で話し合っておきましょう。

結婚式二次会の高砂

二次会は何人で行っても、素敵なパーティーになる

私は実際に10名未満のパーティーも、150名オーバーのパーティーも、
どちらもプロデュースの経験がありますが、
新郎新婦様もゲスト様も、とても楽しそうでした。

大切なのは、「お披露目をしたい!」という方をお呼びすること。
パーティーが近づいてきて保証に足りないから、呼ぶ範囲を広げるということも、
たまにはありますが、声が掛かったタイミングや関係性から考えて、
お声が掛かったゲストも結構そのことに気づきがちです。笑

あまり好ましいことではないので、やはり会場を決める段階で、
おおよそのゲスト数と会場の最低保証金額とのバランスは把握しておくべきですね。

結婚式二次会のビュッフェ

最初に想定した人数より実際の人数は減ることが多い

二次会の場合、当初に予定していた人数より、
実際に声を掛けてみると思ったほど集まらないということはままあります。

大型連休だと、予定を既に入れていたり、ウェディングのハイシーズンですと、
他の結婚式と被っていたりなど、来てくれると思っていた方も、
予想外の理由で来れなくなったり。
当初の予定よりかなり参加人数が増えた!という嬉しい誤算の方もいらっしゃいますが、
基本的には、減るかもしれないと思って最低保証を検討するのがオススメです!

お声がけする方の総数の「8割」ぐらいがお越し頂ける人数と思うと、
イメージしやすいかもしれません。

それでは出来るだけゲスト数を増やすために、
心がけて頂きたいことについてお話しますね!

二次会も「セーブ・ザ・デート」はお早めに

まずは「セーブ・ザ・デート」です。
「セーブ・ザ・デート」は披露宴に参加してほしい方に、招待状発送前に、日程だけをできるだけ早く伝えスケジュールを確保してもらうという海外の風習。

披露宴では日本でも定着してきたので、行われている方も多いと思います。
二次会でも「セーブ・ザ・デート」は重要。

会場決定や案内は披露宴の打ち合わせが落ち着いてから、
と考えている方もいらっしゃると思いますが、
二次会も出来るだけ早く行う旨は伝えるのがオススメです。

やはりお声がけのスタートのタイミングで参加率は大分変わります!

結婚式二次会の招待状

メールでもLINEでもOKだけど、一通一通送信しよう

二次会の招待は、メールでもLINEでもOK。
出欠のとりまとめをしやすい方法を、新郎新婦で相談しましょう。

結婚式二次会の出欠を取る際に使える無料招待状ツール5選

出欠招待状ツールは上記のブログをご参照くださいね。

で、ここで重要なのは、一通一通送信すること!
案内部分は定型でOKですが、ご招待する方にそれぞれメッセージを追記して送ることで、
参加人数はアップします。

あとは、他に誰を誘っているかも書いてあげると親切。
二次会に行ってみて自分の知り合いが全然いないかもって思うと、二の足を踏んじゃいますよね。

「○○ちゃんも来るから来てね。」とか「○○部のメンバーに声を掛けてるので、同窓会のような雰囲気で楽しみましょう!」とか、そんな一言があると、参加しやすくなりますよ。

二次会をプロに任せて出来るだけ負担を減らすという選択肢

ご友人に幹事を任せていても、プロの代行が入ったとしても、
参加者リストのピックアップは、唯一といってもいい、新郎新婦のみで完結していただく必要があるタスクです!

ゲストのピックアップやセーブ・ザ・デート、そして返事がない方への再打診など、
結構なタスク量ですよね。

もし新郎新婦が自分たちが幹事をするとしたら、それ以外の部分も沢山のやることでいっぱい。
とっても大事なゲストへのお声がけに集中できるように、プロの幹事に頼むという選択肢を選ばれる方も、年々増えてきていますよ!

 

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