プランナーブログ

二次会の会場予約の前に確認!確保すべき二次会会場の総利用時間は?

投稿日:2017年12月22日
山田 峻矢 執筆者情報
2次会本舗 山田 峻矢

みなさん、こんにちは。
2次会本舗・2次会プランナーの山田(ようだ)でございます。

以前のブログで、二次会の開始時間について書きました。

結婚式二次会の開始時間はどうする?披露宴の何時間後のスタートがベスト?

これに関連してですが、今日は二次会会場を予約する前に確認しておきたい、
二次会当日の予約すべき総利用時間・タイムスケジュールについてお伝えします。

二次会会場予約時のキーワードは「3.5時間」

まず「二次会の総利用時間」という耳慣れない言葉についてお伝えします。
これは、幹事の入店時間から退室時間までの、会場を利用できる時間です。

会場のパーティープランなどを見ると、利用できる時間の欄に「パーティー(2時間)」のみ記載されていることが多いです。
実際にパーティーは2時間で行う事が多いので、誤りではないのですが、
幹事がチェックすべき項目は、「総利用時間」です。

そして、確保しておきたい総利用時間は、見出しにもある通り、「3.5時間」
これが重要なキーワードです。

具体的な内訳は、「準備30分・受付30分・パーティー2時間・撤収30分」で、
合計3.5時間になります。
このスケジュールが幹事にとっても新郎新婦にとってもゲストにとっても、
誰にとってもベストな時間だと、私は思っています。

では具体的に、なぜこのくらいの時間の確保が必要なのかお伝えしていきます。

①準備30分~予想以上にやることが多い準備時間

まずは準備30分です。
これは幹事が会場に入り、ゲストのお出迎えの体制を整えて、受付を開始するまでの時間の事です。

この準備30分の間に、幹事がやるべきことの一例をご紹介します。

①【会場に確認すべきこと】受付場所・トイレ・喫煙場所・新郎新婦の控室・クローク・お見送り場所・入場退場の導線、ドリンクの飲み放題スタート・ラストオーダーの確認

②【会場セッティング】メインテーブルの装花、ウェルカムアイテムなどの会場への設置
事前に会場に郵送していたアイテムの受け取り。

③【音響操作・映像操作の確認】音響台の操作方法、映像上映の操作方法の確認、流れるかどうかの確認。

④【受付セッティング】受付の準備、おつりの用意

⑤【幹事ミーティング】今日の会について最終確認。変更点の共有。

とまぁ、ざっと書き出すだけで、これだけあります。
事前に幹事全員でお店で打ち合わせができていれば、省略できるところもありますが、
原則はこういった項目を、準備時間の中でこなしていく必要があります。

なかなか30分だと大変ですよね…。
しかもそれぞれの幹事が役割分担をはっきりして、滞りなく進めないといけません。
ここが上手くいかず後ろ倒しになっていくと、受付スタートが後ろ倒しになり、
更にパーティースタートが後ろ倒しになっていくということになります。

結婚式二次会での新郎新婦の思い出のチェキ

ウェルカムアイテムの設置も大切な準備中のお仕事です

②受付30分~ゲストの受付・新郎新婦との連絡などなど

なんとか準備を終えたら、あっという間にゲストの受付です。
お金を扱う部分なので、急ぐわけには行きません。
しっかりとお一人お一人確認しながら、会費をお預かりしていきます。

また受付スタート時間に全員が来られるわけではありません。
パーティーの開始時刻直前に、まとまった人数のゲストがお越しになる場合もあるので、
受付を増やすなど、臨機応変に対応する必要が出てきます。

二次会の定番のチェキもこのタイミングで撮っていきますし、
トイレの場所や、荷物置き場、ドリンクの案内など司会の仕事も出てきます。
披露宴の際のムービーが届いていれば、映像を流したり、音楽を流したり。
また、新郎新婦が順調に会場に向かっているか、遅れる可能性があるのかといったところも、確認しておく必要もあります。

受付中のお仕事も結構多いですよね。

結婚式二次会の受付

受付は一人一人しっかり確認しながら

③パーティー2時間~内容は詰め過ぎない・お見送りに要注意!

なんとか、受付をやり終えて、いよいよパーティーのスタート!

余興やゲームが盛り上がりすぎたり、当日突然のスピーチが入ることになったりなど、
二次会は予定通りスケジュールが進まないことも多々あります。

せっかく盛り上がっているのに時間を優先して、その勢いを削ぐことがないよう、
予め歓談時間を長めに設定し、時間を調整できるようにしていきます。
それでも、時間通りに終わらないこともしばしば…。

そして気をつけないといけないのがお見送りの時間。
パーティーお開き後に、新郎新婦がゲストをお見送りをしていきますが、
感謝の言葉を伝える時間なので、時間が長くなりがち。

ここを急かさせるのは、ご法度なので、お見送りの時間もしっかり確保しましょう。
人数にもよりますが、15分程度は少なくとも用意しておきたいところ。
エレベーターが一機しかない、人数が多いといった場合にはもっと時間がかかります。

結婚式二次会の新郎新婦退場

友情のアーチを進んで退場。お見送りの時間もしっかり確保!

④撤収30分~時間が過ぎると延長料金が掛かる場合も

新郎新婦がゲストをお見送りしたら、撤収のスタート。
お見送り終了が撤収時間に差し掛かるもしばしばあるので、30分より短いと思っておいた方が無難です。

その30分の中で、お花やウェルカムアイテム、ムービーアイテムの撤収作業。
会場への支払。新郎新婦のお着換えなどを進めて行きます。

ドレスから普段着へのお着換えは、通常のお着換えより時間が掛かるので、
ある程度時間を確保しておく必要がありますし、
会場への支払も、お金の部分なので、しっかりと支払う金額を理解した上で、
支払わないといけません。(あとで新郎新婦が聞いていた話と違う!という事になってはいけないですからね)

全てを終えて、退店です。
時間が過ぎてしまうと、最悪の場合、延長料金が掛かってしまうこともあります。
予想外の大きい出費になるので、時間を過ぎてしまいそうなら、
急いで会場を出ましょう。
ようやく一息、3次会でお互いの労をねぎらって終了です!笑

結婚式二次会のウェルカムボード

ウェルカムボードなど持ち込んだアイテムを忘れずに持ち帰りましょう!

3.5時間のスケジュールでもやることは沢山!

パーティー当日のスケジュール・幹事が行うことについて、
ざっと書き出すだけでも、こんな感じです。

「それぞれ、時間内で収まるかな?」という印象になったかと思います。
実際プロの我々でも、3.5時間を確保していただいているとしても、
パーティー中は何かしらの仕事を常に続けていることが多いです。

会場を探していると、受付・準備併せて30分とか、撤収含めパーティー2時間とか、
そういった設定にされている会場様は結構多いです。

たとえプラン料金が安かったとしても、
上記のスケジュールを思い出して、時間通りに進められそうか、
幹事で話し合ってみて頂くのが良いと思います。

時間通りに行かないと、焦ってしまって、
思っていた通りにならない。ということにもなりかねないですからね。

考えることが多いタイムスケジュールもプロに任せれば安心!

ちょっと大変すぎるな…。と思った幹事様や、
友達に任せるのは忍びないな…。と思った新郎新婦様は、
プロの幹事に任せるのも一つの選択肢です。

パーティー当日のスケジュールを決めていく際にも、
プランナーがしっかりと無理のないスケジュールを提案してきますし、
当日のスタッフは全員がプロ集団なので、安心してお任せ頂けます。
ひとつの候補として考えてみてくださいね!

以上、会場予約前に是非確認しておいてほしい、
二次会の総利用時間についてでした!

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