みなさん、こんにちは。
2次会本舗・2次会プランナーの山田(ようだ)でございます。
以前のブログで、二次会の開始時間について書きました。
結婚式二次会の開始時間はどうする?披露宴の何時間後のスタートがベスト?
これに関連してですが、今日は二次会会場を予約する前に確認しておきたい、
二次会当日の予約すべき総利用時間・タイムスケジュールについてお伝えします。
二次会会場予約時のキーワードは「3.5時間」
まず「二次会の総利用時間」という耳慣れない言葉についてお伝えします。
これは、幹事の入店時間から退室時間までの、会場を利用できる時間です。
会場のパーティープランなどを見ると、利用できる時間の欄に「パーティー(2時間)」のみ記載されていることが多いです。
実際にパーティーは2時間で行う事が多いので、誤りではないのですが、
幹事がチェックすべき項目は、「総利用時間」です。
そして、確保しておきたい総利用時間は、見出しにもある通り、「3.5時間」
これが重要なキーワードです。
具体的な内訳は、「準備30分・受付30分・パーティー2時間・撤収30分」で、
合計3.5時間になります。
このスケジュールが幹事にとっても新郎新婦にとってもゲストにとっても、
誰にとってもベストな時間だと、私は思っています。
では具体的に、なぜこのくらいの時間の確保が必要なのかお伝えしていきます。
①準備30分~予想以上にやることが多い準備時間
まずは準備30分です。
これは幹事が会場に入り、ゲストのお出迎えの体制を整えて、受付を開始するまでの時間の事です。
この準備30分の間に、幹事がやるべきことの一例をご紹介します。
①【会場に確認すべきこと】受付場所・トイレ・喫煙場所・新郎新婦の控室・クローク・お見送り場所・入場退場の導線、ドリンクの飲み放題スタート・ラストオーダーの確認
②【会場セッティング】メインテーブルの装花、ウェルカムアイテムなどの会場への設置
事前に会場に郵送していたアイテムの受け取り。
③【音響操作・映像操作の確認】音響台の操作方法、映像上映の操作方法の確認、流れるかどうかの確認。
④【受付セッティング】受付の準備、おつりの用意
⑤【幹事ミーティング】今日の会について最終確認。変更点の共有。
とまぁ、ざっと書き出すだけで、これだけあります。
事前に幹事全員でお店で打ち合わせができていれば、省略できるところもありますが、
原則はこういった項目を、準備時間の中でこなしていく必要があります。
なかなか30分だと大変ですよね…。
しかもそれぞれの幹事が役割分担をはっきりして、滞りなく進めないといけません。
ここが上手くいかず後ろ倒しになっていくと、受付スタートが後ろ倒しになり、
更にパーティースタートが後ろ倒しになっていくということになります。
![結婚式二次会での新郎新婦の思い出のチェキ](/uploads/2017/11/20171106140735_002.jpg)
ウェルカムアイテムの設置も大切な準備中のお仕事です
②受付30分~ゲストの受付・新郎新婦との連絡などなど
なんとか準備を終えたら、あっという間にゲストの受付です。
お金を扱う部分なので、急ぐわけには行きません。
しっかりとお一人お一人確認しながら、会費をお預かりしていきます。
また受付スタート時間に全員が来られるわけではありません。
パーティーの開始時刻直前に、まとまった人数のゲストがお越しになる場合もあるので、
受付を増やすなど、臨機応変に対応する必要が出てきます。
二次会の定番のチェキもこのタイミングで撮っていきますし、
トイレの場所や、荷物置き場、ドリンクの案内など司会の仕事も出てきます。
披露宴の際のムービーが届いていれば、映像を流したり、音楽を流したり。
また、新郎新婦が順調に会場に向かっているか、遅れる可能性があるのかといったところも、確認しておく必要もあります。
受付中のお仕事も結構多いですよね。
![結婚式二次会の受付](/uploads/2017/12/YUKIHARUKA-017.jpg)
受付は一人一人しっかり確認しながら
③パーティー2時間~内容は詰め過ぎない・お見送りに要注意!
なんとか、受付をやり終えて、いよいよパーティーのスタート!
余興やゲームが盛り上がりすぎたり、当日突然のスピーチが入ることになったりなど、
二次会は予定通りスケジュールが進まないことも多々あります。
せっかく盛り上がっているのに時間を優先して、その勢いを削ぐことがないよう、
予め歓談時間を長めに設定し、時間を調整できるようにしていきます。
それでも、時間通りに終わらないこともしばしば…。
そして気をつけないといけないのがお見送りの時間。
パーティーお開き後に、新郎新婦がゲストをお見送りをしていきますが、
感謝の言葉を伝える時間なので、時間が長くなりがち。
ここを急かさせるのは、ご法度なので、お見送りの時間もしっかり確保しましょう。
人数にもよりますが、15分程度は少なくとも用意しておきたいところ。
エレベーターが一機しかない、人数が多いといった場合にはもっと時間がかかります。
![結婚式二次会の新郎新婦退場](/uploads/2017/05/004.jpg)
友情のアーチを進んで退場。お見送りの時間もしっかり確保!
④撤収30分~時間が過ぎると延長料金が掛かる場合も
新郎新婦がゲストをお見送りしたら、撤収のスタート。
お見送り終了が撤収時間に差し掛かるもしばしばあるので、30分より短いと思っておいた方が無難です。
その30分の中で、お花やウェルカムアイテム、ムービーアイテムの撤収作業。
会場への支払。新郎新婦のお着換えなどを進めて行きます。
ドレスから普段着へのお着換えは、通常のお着換えより時間が掛かるので、
ある程度時間を確保しておく必要がありますし、
会場への支払も、お金の部分なので、しっかりと支払う金額を理解した上で、
支払わないといけません。(あとで新郎新婦が聞いていた話と違う!という事になってはいけないですからね)
全てを終えて、退店です。
時間が過ぎてしまうと、最悪の場合、延長料金が掛かってしまうこともあります。
予想外の大きい出費になるので、時間を過ぎてしまいそうなら、
急いで会場を出ましょう。
ようやく一息、3次会でお互いの労をねぎらって終了です!笑
![結婚式二次会のウェルカムボード](/uploads/2017/02/2-2.jpg)
ウェルカムボードなど持ち込んだアイテムを忘れずに持ち帰りましょう!
3.5時間のスケジュールでもやることは沢山!
パーティー当日のスケジュール・幹事が行うことについて、
ざっと書き出すだけでも、こんな感じです。
「それぞれ、時間内で収まるかな?」という印象になったかと思います。
実際プロの我々でも、3.5時間を確保していただいているとしても、
パーティー中は何かしらの仕事を常に続けていることが多いです。
会場を探していると、受付・準備併せて30分とか、撤収含めパーティー2時間とか、
そういった設定にされている会場様は結構多いです。
たとえプラン料金が安かったとしても、
上記のスケジュールを思い出して、時間通りに進められそうか、
幹事で話し合ってみて頂くのが良いと思います。
時間通りに行かないと、焦ってしまって、
思っていた通りにならない。ということにもなりかねないですからね。
考えることが多いタイムスケジュールもプロに任せれば安心!
ちょっと大変すぎるな…。と思った幹事様や、
友達に任せるのは忍びないな…。と思った新郎新婦様は、
プロの幹事に任せるのも一つの選択肢です。
パーティー当日のスケジュールを決めていく際にも、
プランナーがしっかりと無理のないスケジュールを提案してきますし、
当日のスタッフは全員がプロ集団なので、安心してお任せ頂けます。
ひとつの候補として考えてみてくださいね!
以上、会場予約前に是非確認しておいてほしい、
二次会の総利用時間についてでした!